CoproAudit lit des dossiers de copropriété : des comptes, des contrats, des procès-verbaux, et donc des personnes. Cette page dit ce que nous en faisons, combien de temps, et ce que vous pouvez exiger de nous.
Dernière mise à jour : date à renseigner
L'éditeur de la plateforme est raison sociale, forme juridique, SIREN, dont le siège est adresse.
Pour toute question sur vos données, écrivez à rgpd@coproaudit.eu. Nous répondons sous un mois, conformément à l'article 12 du RGPD.
Aucun délégué à la protection des données n'est désigné : l'activité n'entre dans aucun des cas où la désignation est obligatoire. Les questions sur vos données s'adressent à rgpd@coproaudit.eu.
La distinction compte, parce qu'elle décide à qui vous vous adressez.
Pour les données du dossier de copropriété (copropriétaires, lots, charges, impayés, pièces versées), c'est votre syndic ou votre conseil syndical qui décide du traitement : il en est le responsable. Nous ne faisons que les héberger et les analyser pour son compte : nous en sommes le sous-traitant, au sens de l'article 28 du RGPD. Un contrat de sous-traitance encadre ce que nous avons le droit d'en faire.
Pour les données de votre compte (adresse électronique, nom, connexions, facturation), c'est nous qui décidons : nous en sommes le responsable.
| Donnée | Pourquoi | Base légale | Conservation |
|---|---|---|---|
| Nom, adresse électronique, téléphone | Ouvrir votre accès, vous notifier, vous identifier en assemblée | Exécution du contrat | Durée du compte, puis 12 mois |
| Mot de passe | Protéger l'accès | Exécution du contrat | Stocké en condensat bcrypt, jamais en clair |
| Rôle dans la copropriété | Déterminer ce que vous avez le droit de lire | Exécution du contrat | Durée du rattachement |
| Pièces versées (PV, comptes, contrats, diagnostics) | Alimenter l'audit et la constitution du dossier | Obligation légale du syndicat, intérêt légitime | 10 ans, durée de conservation comptable |
| Écritures comptables et impayés nominatifs | Produire les appels de fonds, le recouvrement, l'état daté | Obligation légale | 10 ans (art. L123-22 code de commerce) |
| Votes et présences en assemblée | Établir le procès-verbal et les majorités | Obligation légale | Durée de vie du registre, décret 67-223 |
| Journal d'audit (qui a fait quoi, quand) | Rendre le dossier opposable et détecter les abus | Intérêt légitime, constatation de droits | 5 ans |
| Adresse IP et journaux techniques | Sécurité, détection d'abus | Intérêt légitime | 12 mois |
| Signalements au conseil syndical | Permettre d'alerter sans s'exposer | Intérêt légitime | Durée du traitement du signalement |
L'accès n'est pas une question d'affichage. Le serveur refuse une lecture hors périmètre, même si l'adresse est devinée : un prestataire ne lit pas les impayés, un locataire ne lit pas le grand livre, un notaire ne lit que les pièces dues à la mutation qu'il instrumente.
Nos équipes n'accèdent au contenu d'un dossier que sur demande explicite de votre syndic, pour une intervention technique, et chaque accès est inscrit au journal d'audit.
Les serveurs et la base sont hébergés hébergeur, pays, région, dans l'Union européenne. Les pièces que vous déposez et le contenu de votre dossier restent sur ces serveurs.
Deux services tiers sont susceptibles de recevoir des données, et un seul d'entre eux peut recevoir du texte que vous avez écrit : le relais de courriel, qui achemine les invitations et les notifications, et le prestataire d'intelligence artificielle, si et seulement si votre syndicat l'a autorisé pour votre copropriété. L'encaissement des abonnements concerne le cabinet, pas les résidents.
L'assistant répond par défaut à partir des seules données de votre dossier, sur ce serveur : rien ne sort. Votre syndicat peut autoriser, copropriété par copropriété, l'analyse par un prestataire d'intelligence artificielle. Dans ce cas, et dans ce cas seulement, la question posée lui est transmise telle qu'elle est écrite, accompagnée d'indicateurs agrégés de l'immeuble. L'interface le rappelle sous le champ de saisie, au moment où la question s'écrit. Ce transfert est encadré par un contrat de sous-traitance et, selon le pays du prestataire, par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
Les échanges entre votre navigateur et nos serveurs sont chiffrés. Les sauvegardes sont chiffrées en AES-256, avec une clé conservée hors du serveur. En revanche, la base de données elle-même repose aujourd'hui sur un volume de stockage non chiffré : quelqu'un qui obtiendrait un accès physique au disque pourrait la lire. Le chiffrement au repos est un chantier identifié, pas une promesse tenue, et nous préférons l'écrire plutôt que de laisser croire l'inverse. Les mots de passe, eux, ne sont jamais stockés : seule une empreinte irréversible l'est.
| Sous-traitant | Rôle | Ce qu'il reçoit | Pays |
|---|---|---|---|
| hébergeur | Hébergement des serveurs et de la base | L'ensemble du dossier | pays |
| Brevo (Sendinblue SAS) | Envoi des invitations et des notifications | Adresse électronique, nom, objet et corps du message | France |
| prestataire de paiement | Encaissement des abonnements du cabinet | Coordonnées de facturation du cabinet, aucune donnée de résident | pays |
| prestataire d'intelligence artificielle | Assistant d'audit, uniquement si le syndicat l'a autorisé | La question posée, telle qu'écrite, et des indicateurs agrégés de l'immeuble | pays |
Ce tableau doit refléter exactement les prestataires réellement activés, avec leur nom, leur pays et la base du transfert s'il sort de l'Union européenne. Une option laissée vide dans la configuration n'est pas un sous-traitant : retirez sa ligne. Un sous-traitant activé sans ligne ici est une non-conformité, pas un oubli de rédaction.
Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité. Deux d'entre eux s'exercent directement depuis votre compte, sans nous écrire ni attendre.
Dans Paramètres, Mes données, le bouton « Exporter mes données » produit immédiatement un fichier contenant tout ce que la plateforme détient sur vous. Il ne contient pas les pièces collectives de la copropriété : elles appartiennent au syndicat, pas à une personne.
Au même endroit, « Effacer mon compte » anonymise définitivement votre identité. Votre nom, votre adresse et votre téléphone disparaissent, vos sessions sont fermées.
Ce qui ne disparaît pas, et pourquoi : la comptabilité du syndicat, les procès-verbaux et les votes, et le journal d'audit. L'article 17.3 du RGPD écarte le droit à l'effacement quand la conservation est nécessaire au respect d'une obligation légale ou à la constatation d'un droit en justice. Un appel de fonds reste donc au grand livre, mais détaché de votre identité. Le détail exact de ce qui est conservé vous est remis au moment de l'effacement.
Pour la rectification, la limitation ou l'opposition, écrivez à rgpd@coproaudit.eu. Si la demande porte sur le dossier de la copropriété et non sur votre compte, nous la transmettons à votre syndic, qui en est le responsable.
Vous pouvez à tout moment introduire une réclamation auprès de la CNIL, 3 place de Fontenoy, 75007 Paris, ou sur cnil.fr.
CoproAudit ne dépose aucun traceur publicitaire ni de mesure d'audience tierce. Le seul témoin déposé est celui qui vous maintient connecté. Il est strictement nécessaire au service, et ne requiert donc pas de consentement préalable.